Register 06 | Phần I
Bí quyết cải thiện Tốc độ làm việc cho Đội nhóm Tư vấn viên
Để Thành công trong việc Xây dựng và Phát triển Đội nhóm, không có lối tắt nào khác ngoài đầu tư Thời gian, sự Nỗ lực và Tận tâm.
Kinh nghiệm Quản lý Đội nhóm trong nhiều năm của tôi đã chứng minh rằng việc tạo ra một Môi trường làm việc tích cực, nơi mà mỗi Thành viên đều sẵn lòng vượt qua Giới hạn của Bản thân để tăng cường Hiệu suất Cá nhân và đạt được Mục tiêu chung là điều không thể thiếu.
Trong chuỗi bài viết này, tôi muốn chia sẻ với các nhà Quản lý 4 BÍ QUYẾT mà tôi đã đúc kết và thực hiện khá thành công:
Bí quyết 1: Xây dựng Văn hóa TÍCH CỰC.
Mỗi khi ai đó bước vào Văn phòng, tôi muốn họ cảm thấy "Tôi vui vì mình ở đây".
Tôi muốn không chỉ Khách hàng, mà cả Tư vấn viên cũng cảm thấy mình quan trọng, có Giá trị và được mọi người quan tâm.
Mục tiêu của tôi là xây dựng một Môi trường làm việc năng động và vui vẻ.
Điều này có thể bắt đầu từ Giao tiếp cởi mở trong Đội nhóm.
Tôi hướng đến việc tạo ra Không gian để mọi người thoải mái bày tỏ Ý kiến của mình. Mỗi thứ hai và thứ năm, tôi tập hợp mọi người lại trong 30 - 45 phút để thảo luận về các Thành công cũng như Thách thức trong Kinh doanh đã qua, Hiện tại và trong Tương lai.
Tiếp theo, các Ý kiến, Ý tưởng và Đóng góp của mọi người là điều đáng mong đợi và tôi khuyến khích họ chia sẻ.
Nếu họ cảm thấy cần thay đổi hoặc cải tiến một Quy trình nào đó để làm việc Hiệu quả hơn, đây chính là nơi TỐT NHẤT để đề cập và luôn có người lắng nghe.
Dù Ý tưởng có tốt hay không, tôi khuyến khích mọi người phản hồi sớm nhất để cùng nhau tìm ra Giải pháp.
Khi họ muốn biết Ý kiến của tôi, tôi sẽ trả lời một cách trung thực và cân nhắc:“ Có / Không, hoặc để tôi suy nghĩ và trong cuộc họp tiếp theo tôi sẽ đưa ra Ý tưởng của mình” để đảm bảo rằng mọi Quyết định đều phục vụ cho Mục tiêu chung của Đội nhóm.
Thứ ba, tôi mong muốn các Cá nhân trong Đội nhóm cảm thấy thoải mái với mọi người để họ có thể tìm kiếm sự Giúp đỡ mà không sợ bị Chỉ trích.
Bất kỳ sự Tiêu cực, Nói xấu, hay Bình luận Mỉa mai nào tôi phát hiện sẽ được giải quyết ngay lập tức. Tôi áp dụng Nguyên tắc ‘một lần nhắc nhở, hai lần sai thì phải rời đi”, để đảm bảo rằng không có ‘quả táo xấu’ nào làm hỏng cả rổ Văn hóa của Đội nhóm.
Tôi muốn Khách hàng và Nhân viên có thể cảm nhận được một Môi trường làm việc thoải mái và không căng thẳng.
Mong muốn tất cả các Đồng nghiệp thể hiện sự Tôn trọng lẫn nhau bắt đầu từ chính tôi, người Lãnh đạo do đó tôi luôn tiên phong thực hiện và khuyến khích mọi người làm nó.
Vì tôi họp hành cả ngày và hiếm khi Tương tác được với nhóm, nên tôi “tạo ra” Thời gian để gặp gỡ tất cả mọi người trong tuần. Những Cuộc họp này giúp tôi hiểu rõ hơn về Công việc của mọi người, từ đó tôi biết được điều gì cần Khen ngợi, điều gì cần Thay đổi. Thay vì chỉ học qua lời Giảng dạy, tôi chọn học từ Thực tế, từ chính những Trải nghiệm trong Công việc hàng ngày.
Bí quyết 2: Đưa ra Mục tiêu và Kỳ vọng rõ ràng.
Khi tuyển dụng Đồng nghiệp mới, tôi đã chuẩn bị các Video dành riêng cho từng Vị trí. Trong mỗi Video, tôi chia sẻ những Thông tin chi tiết nhất nhằm giới thiệu các Nhiệm vụ liên quan, Kỳ vọng của tôi và Khung thời gian hoàn thành. Đồng thời, tôi thường ghé thăm Vị trí làm việc của từng Đồng nghiệp để xem liệu họ có Câu hỏi, Lo ngại hay những Vấn đề nào chưa rõ ràng gây cản trở cho tiến độ Công việc hay không.
Sau mỗi cuộc họp với Khách hàng, tôi thường ghi chép lại các Thông tin quan trọng nhất để Đội làm việc có thể tham khảo khi tiếp xúc với những Khách hàng đó. Trong những Ghi chú này, tôi cố gắng viết càng cụ thể càng tốt, bao gồm Mục tiêu và Ước mơ của Khách hàng, Thông tin về Gia đình và các Chi tiết như Sở thích, Kỳ nghỉ, Món ăn yêu thích và nhiều hơn nữa. Điều này giúp chúng tôi thực hiện truyền tải Thông điệp "Hiểu rõ Khách hàng của bạn".
Khi chúng tôi làm việc với Khách hàng mới, tôi khuyến khích các Đồng nghiệp của mình tham gia vào Quá trình này để hiểu rõ những gì Khách hàng mong đợi trong mọi Khía cạnh của Quá trình Lập kế hoạch. Tôi cũng đề xuất một vài Cuốn sách nhằm giúp các Đồng nghiệp trong các Bộ phận khác nhau (Pháp lý, Thuế, Môi giới hoặc Bảo hiểm) có cái nhìn tổng quan về Khách hàng.
Bí quyết 3: Cung cấp Cơ hội cho Khách hàng và Đồng nghiệp.
Trong các Cuộc họp hàng tuần, tôi khuyến khích mỗi Cá nhân chia sẻ một Khoảnh khắc nào đó trong Công việc. Từ đó, đúc kết ra những Kinh nghiệm thực tiễn cho mọi người và đặc biệt là các Đồng nghiệp mới.
Chúng tôi cũng thường tổ chức các buổi Hội thảo trực tuyến và Đào tạo ngoại khóa để nâng cao Kỹ năng Nhân viên, bao gồm việc Đọc sách và Kiến thức Ngành cụ thể. Tôi khuyến khích các Đồng nghiệp tham gia, sau đó chia sẻ những gì họ đã học được, tạo Lợi ích cho tất cả mọi người, dù nó có thể không nằm trong Mô tả Công việc của họ.
Bí quyết 4: Ưu tiên sự Cân bằng giữa Công việc và Cuộc sống
Chúng tôi áp dụng Giờ làm việc linh hoạt, cho phép Mọi người tự quyết định Thời gian Bắt đầu và Kết thúc hoặc làm việc nhiều giờ hơn mỗi ngày và có nhiều ngày nghỉ hơn mỗi tuần.
Trong trường hợp họ muốn nghỉ phép thêm, họ cần thảo luận với Team của mình để đảm bảo Công việc không bị gián đoạn. Nếu ai đó không đồng ý, chúng tôi sẽ đưa ra các Giải pháp thực tế trong Cuộc họp.
Chúng tôi cũng chấp nhận Chính sách làm việc từ xa, kiểm tra và cân đối cho phép Mọi người linh hoạt làm việc tại Nhà hoặc chọn Địa điểm từ xa phù hợp nhất với Họ. Chúng tôi giảm Thời gian di chuyển và tăng cường sự tích hợp giữa Công việc và Cuộc sống.
Việc thực hiện chiến lược đòi hỏi Thời gian và Kiên nhẫn. Như hầu hết các Tư vấn viên, tôi luôn không ngừng Học hỏi và Nâng cấp Bản thân. Trừ khi bạn là một người làm việc độc lập, tôi nghĩ việc ưu tiên Văn hóa nơi Văn phòng là cần thiết.
Tôi biết rằng, BẤT CỨ AI cũng có thể tạo ra một Môi trường tuyệt vời cho TẤT CẢ. Đôi khi điều đó đòi hỏi sự Can đảm, Ý chí lớn và sự Sẵn lòng thay đổi Bản thân để thực hiện. Nó giống như việc tiếp nhận một Khách hàng mới.
Trong suốt thời gian làm việc, tôi nhận ra rằng Đội ngũ quan trọng hơn Khách hàng. Khi chơi Trò chơi dài hạn, chính Đồng đội sẽ quyết định Khách hàng sẽ ở lại hay rời đi.
Đừng quên theo dõi Fanpage IARFC Việt Nam để cập nhật những Thông tin, Lời khuyên Tài chính hữu ích và nhận được sự Hỗ trợ từ chúng tôi ngay trên Hành trình Tài chính của bạn.
Liên hệ với IARFC Việt Nam tại:
Website: iarfc-vn.org
Linkedin: linkedin.com/in/iarfc-việt-nam/
Email: customercare@iarfc-vn.org
#iarfcvietnam #iarfc #taichinh #covantaichinh #tuvantaichinh
